Hay muy pocas computadoras hoy en día que no acumulen al cabo del tiempo una cantidad inmensa de datos, así que la clave es seguir encontrando siempre lo que uno busca. ¿Dónde están las fotos de las vacaciones? ¿Y el PDF del seguro?
Es importante tener algún tipo de orden lógico en los archivos de la propia computadora, para lo cual ayuda la estructura de carpetas del sistema operativo, recomienda Peter Stelzel-Morawietz, de la revista alemana de informática "PC Welt".
Usar nombres adecuados para las carpetas es vital para reconocer rápidamente lo que hay adentro, señala por su parte el consultor y autor Frank Rübertus.
Por ejemplo, es útil que dentro de la carpeta de imágenes haya otra que sea de fotos de vacaciones, que tenga a su vez las imágenes organizadas por año. Pero tampoco habría que ir demasiado lejos, asegura Rübertus: el máximo de carpetas unas dentro de otras debería ser de entre tres a cinco.
Tampoco debería haber demasiadas en un mismo nivel, donde el máximo recomendable sería de entre 20 y 30, y a su vez el máximo de fotos dentro de cada una no debería superar las 100 o 150, recomienda.
Cuando se tienen colecciones más grandes de archivos, imágenes o videos, tiene sentido no solamente tenerlas en distintas carpetas, sino incluso en diferentes divisiones o particiones del disco, opina Stelzel-Morawietz. Esto no sólo aporta claridad, sino que hace más sencillo crear backups.
Inevitablemente, a veces pasa que los archivos están guardados dos veces, porque uno no recuerda si tiene grabada la otra copia y, si acaso, dónde.
Hay innumerables programas de freeware que se usan para encontrar y eliminar duplicados, explica Georg Oevermann, de la revista "Computerbild".
Pero incluso con el mejor sistema de ordenamiento, ocurre que uno es incapaz de encontrar lo que busca. La herramienta de búsqueda en el escritorio de Windows es un buen camino para encontrar archivos usando una palabra clave, pero esto es complicado cuando lo que uno busca es una imagen.
Por lo general, la computadora no sabe lo que hay retratado en una foto. Y por eso puede ser importante nombrar imágenes con palabras clave, explica Stelzel-Morawietz. Esto lleva tiempo y lo mejor es hacerlo justo después de tomar las fotografías.
Hay programas que ayudan a clasificar y dar nombre. El editor Photoshop Elements de Adobe tiene una función muy útil para ordenar fotos con criterios similares, añade Oevermann. También es bueno el programa gratuito de Google Picasa.
En el futuro llegará la detección automática de personas y lugares en las fotos, vaticina Oevermann, porque "los seres humanos estamos sobrepasados por el flujo de datos y necesitamos ayuda".
"El programa reconocerá contenidos y será capaz de darte lo que estás buscando", dice Rübertus, aunque esto planteará nuevas preguntas sobre protección de datos y seguridad.
La nube es tu aliado
Servicios como Google Fotos o Flickr, nos permiten sin gastar un centavo, poder tener nuestras fotos en la nube, para que, si el disco rígido falla, o nos roban la computadora, todos esos recuerdos estén a salvo.
Tan sencillo como entrar a photos.google.com o flickr.com, crear una cuenta y descargar los clientes (aplicaciones) para el sistema operativo que utilices (móvil, Mac o Windows). También se puede hacer un backup directamente desde la web, en el caso de las PC o Mac. Luego de unos sencillos pasos, y de mucha paciencia, tendrás una copia accesible en la nube.
