"El tiempo no es un enemigo, sino un recurso. Según cómo cada uno lo utilice serán los resultados que vamos a obtener. En eso todas las personas contamos con el mismo recurso, tenemos el mismo tiempo cronológico", afirma la psicóloga laboral Viviana Imperial.
Y en esta afirmación hay mucha verdad. Todos estamos en igualdad de condiciones con el tiempo cronológico. El día tiene 24 horas y dependerá de nosotros cuánto tiempo ocupamos en el trabajo y cuándo en el resto de las actividades de nuestra vida.
¿Pero qué pasa cuando ese tiempo que pasamos en la oficina, en el comercio o cualquiera sea nuestro lugar de trabajo no es suficiente? ¿Qué es lo que falla?
En la actualidad, para varios sujetos como a grupos en las organizaciones, la optimización del tiempo es un punto a ajustar y tal vez la clave para lograr las metas, individuales y corporativas. Las presiones y los objetivos, la personalidad y nuestra vida como individuos son parámetros a tener en cuenta.
“La personalidad de los individuos cuenta. Algunos son dubitativos, precisos, detallistas y les cuesta utilizar el recurso del tiempo. Les pasa que nunca terminan un trabajo, por ejemplo, porque no llegan a tiempo al preocuparse por los detalles. Y por otro lado está el generalista, que puede llegar a tiempo, pero sin tanta calidad. Por supuesto, lo ideal es encontrar los términos medios”.
Distracción y trabajo en equipo
La falta de motivación, las preocupaciones personales y hasta la hípercomunicación en redes sociales son factores que indicen en la concentración en el horario de trabajo.
“La distracción es un síntoma de esta época, que tiene que ver con la capacidad que tienen los jóvenes de estar atentos a múltiples estímulos a la vez. Por eso tienen poca capacidad de concentración, una cualidad que sí tienen las personas de generaciones anteriores. Pero eso es que al tiempo hay qu earticularlo con el ritmo útil de concentración del ser humano. Hay un tiempo útil de concentración óptimo y se necesita de las interrupciones, con espacios de descanso, para que la cabeza procese el trabajo. En todo trabajo tiene que haber una optimización entre la concentración y la distracción necesaria”.
Si a esa distracción le sumamos la escasa capacidad de delegar tareas para quienes tienen un rango de responsabilidad mayor, llegará la sobrecarga de trabajo para una sola persona. A su vez, la incapacidad para poner límites hará que el tiempo con el que contamos no sea suficiente.
“Si hay algo que hoy se valora en las estructuras de trabajo es la capacidad de gestionar el tiempo. Para lo cual hay dos puntos importantes. Por un lado, la capacidad de premisa, diferenciando lo que es urgente de lo que es importante e informativo. Y por otro, la capacidad de delegar; traspasar actividades en importancia a otra persona. Si yo sé delegar, puedo realizar lo que a mí me compete y brindarle la oportunidad a otro que realice una tarea”, sostiene la licenciada.
Orden y progreso
Cada individuo tiene su personalidad y será cuestión de adaptar sus aptitudes a la organización donde trabaja. Por eso, tanto el orden individual como grupal es fundamental.
“Tenemos que entender que uno tiene que disfrutar las tareas. Las imposiciones no se disfrutan. Entonces uno tiene que apropiarse de los objetivos, sentirse útil si logra los fines. Eso hace que los objetivos no vengan desde afuera. Me voy a ordenar en función de lo que quiero lograr. Los extremos son malos, pero tengo que elegir la prioridad, de lo que es urgente, de lo que es necesario”, explica la psicóloga.
Y suma: “Tengo que tener los materiales y recursos para poder llevar adelante las tareas. Dentro de la ergonomía del trabajo eso tiene que estar ordenado para que el sujeto no pierda el tiempo”.
Sugerencias para poner en práctica
-Armar una agenda diaria de tareas. La agenda permite vislumbrar, concretar y no fantasear que uno puede hacerlo todo. Plasmar las actividades por escrito nos permite ponerle forma a lo que uno quiere hacer y ver si realmente puede realizarlo. Además, sirve para no frustrarse y no ser rígidos con los objetivos y el tiempo.
-Escala de importancia. Que cada tarea tenga un tiempo para hacerla, pero a su vez resolver un imprevisto.
-Manejo de las reuniones laborales. No hay recetas mágicas, pero hay que saber cómo manejar las reuniones; las que están pautadas y las imprevistas. Es necesario optimizar la comunicación, no irse por las ramas, para que no se pierda el foco de lo pautado.
-Disciplina personal. No perder demasiado tiempo en el papeleo. Generar un orden, evitar el desorden tanto en las reuniones como en las tareas. Tener en claro qué es lo que quiere y cómo uno lo quiere.
-Trabajar por objetivos. No hay que pensar en cumplir horarios, sino objetivos. Eso ayuda a no distraerse más de la cuenta. Porque si se deben cumplir horarios, uno llena horarios. Y si tiene que cumplir objetivos, cumple objetivos.
-Definir tareas en la organización. Si en el ámbito de trabajo no están definidos los roles, se superponen las tareas, o una parte de esa tarea se superpone con otra. Hay que saber seleccionar las personas adecuadas para ocupar el lugar que corresponda. Porque si a cada una tengo que capacitarla, eso se convierte en una pérdida de tiempo.
