Para lograr dichos propósitos, un diagrama de Gantt constituye una herramienta versátil mediante la que se puede ayudar a los gestores de proyectos para que puedan visualizar y gestionar sus proyectos con eficacia, ya que tendrán la posibilidad de supervisar el progreso, al igual que identificar problemas y retrasos que puedan presentarse. Por lo tanto, el creador de diagramas de Gantt está diseñado para crearlos rápidamente.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt debe su existencia a Henry Gantt, quien a inicios del pasado siglo XX, elaboró gráficos que registraban el progreso que tenían los trabajadores en una tarea, permitiendo que los supervisores pudiesen observar rápidamente si la planificación de una producción se encontraba atrasada, adelantada o iba desarrollándose con buen pie.
Este consiste en una herramienta que permite gestionar proyectos. Se caracteriza por el hecho de que ilustra el trabajo que se ha llevado a cabo en un lapso determinado con respecto al tiempo que se ha previsto para hacerlo.
Este por lo general dispone de dos secciones: se incluye una lista de tareas en la parte izquierda mientras que en la parte derecha, tiene un cronograma de barras con las que se representa el trabajo.
Además, pueden incluir elementos como las fechas de inicio y de finalización de las tareas, al igual que los hitos y las dependencias entre tareas y las personas asignadas.
¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt son utilizados en particular por los gestores de proyectos con tres propósitos principales:
- 1. Crear y gestionar un proyecto completo
Mediante los diagramas de Gantt, es posible visualizar los componentes básicos que tiene un proyecto, organizándolo en las tareas que sean más pequeñas y gestionables.
Asimismo, en la línea de tiempo del diagrama de Gantt se programan las pequeñas tareas resultantes junto con las dependencias entre las tareas, así como las personas asignadas y los hitos.
- 2. Determinar la logística y las dependencias de las tareas
Los diagramas de Gantt se pueden usar para supervisar la logística de un proyecto. Las dependencias de tareas hacen posible que una nueva tarea tan solo se pueda iniciar cuando se haya completado otra.
Dado el caso de que se retrase alguna tarea, se reprograman automáticamente las incidencias asociadas, lo que puede ser muy útil cuando esta labor se planifica en un entorno donde haya varios equipos.
3. Supervisar el progreso de un proyecto
A medida que los equipos van registrando el tiempo que le dedican a las incidencias en el plan, es posible supervisar el estado de los proyectos y hacer los respectivos ajustes.
El diagrama de Gantt puede incluir entre sus elementos las fechas de lanzamiento, hitos y otras métricas, que son importantes al momento de llevar a cabo la labor de supervisar el progreso de un proyecto.
Ventajas de los diagramas de Gantt
Estos diagramas son idóneos para determinar un calendario de proyectos, dividiéndolos en elementos de trabajo que sean manejables y asignando fechas de inicio, al igual que de finalización. Además, permiten tener la posibilidad de identificar los hitos de los proyectos que tengan mayor importancia.
Estos son logros que los equipos tienen que obtener, bien sea en el plazo previsto o antes de que el mismo se cumpla.
Así pues, algunas de las principales ventajas que los diagramas de Gantt ofrecen en la gestión de proyectos son las siguientes:
- Facilitan la creación de planes complejos, en particular aquellos en los que varios equipos participan y cambian los plazos.
- Contribuyen a que los equipos puedan planificar el trabajo en función de los plazos y de ese modo, asignen correctamente los recursos.
- Ofrecen una perspectiva general de un proyecto, así como su cronograma, tanto para los que se encuentran involucrados profundamente, así como para aquellos que tienen menor participación, tal como los ejecutivos y otras partes interesadas.
- Son fáciles de entender y ofrecen información crítica en torno a las tareas de un vistazo, incluyendo el orden en el que comienzan, al igual que su duración.
- Ilustran las superposiciones y dependencias, comunicando de manera clara cómo se pueden superponer las tareas de un proyecto, al igual que muestran la forma en la que empezar una tarea puede depender de la culminación de otra, contribuyendo a que los líderes del proyecto puedan programar el trabajo y proporcionen recursos de manera tal que estos no obstaculicen el progreso de un proyecto.
- Permiten la colaboración entre los trabajadores para incrementar su productividad debido a la visibilidad de alto nivel que tienen. Al respecto, las personas se puedan enfocar en las tareas que deben hacer, lo que garantiza en mayor medida la responsabilidad de todos los miembros del equipo.
Desventajas de los diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt también suelen presentar algunas desventajas en lo que se refiere a la gestión de proyectos:
- No suelen representar la complejidad que tienen ciertas tareas ni el tiempo que el equipo va a requerir para poder completarlas.
- Se puede volver complicado un diagrama de Gantt para un proyecto grande que tenga muchas tareas y subtareas, en vista de que incorporar más tareas o hacer cambios en el cronograma suele afectar a todo el diagrama.
- En los gráficos no se suele mostrar la prioridad que tienen las tareas concretas que es necesario realizar para que sea un éxito el proyecto, de forma que puede ocurrir que los miembros que lo conforman, no comprenderán del modo debido las prioridades que tiene.
- No suelen ofrecer muchos detalles en torno a las dependencias de tareas, puesto que a pesar de que pueden mostrar de qué manera se tiene que completar una tarea antes de dar comienzo a otra, éstos no proporcionan muchos detalles en cuanto a todas las dependencias que hay dentro de una tarea específica para determinado proyecto.
¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt puede elaborarse bien sea de forma manual, así como mediante el uso de programas de crear diagramas como EdrawMax, que permiten su creación de un modo más rápido y preciso al momento de comprender la información que se refleja en estos.
Elaboración del diagrama de Gantt de manera manual
Para elaborar un diagrama de Gantt de modo manual, tienen que ponerse en práctica los siguientes pasos:
1. Identificar cada tarea
Este suele ser el paso que demanda más tiempo y dedicación, debido a que hay que identificar las tareas y las subtareas necesarias para poder completar el proyecto. Hay que considerar el uso de una estructura de desglose del trabajo o hacer que colaboren varios integrantes del equipo para establecer cuáles son las actividades fundamentales para el proyecto.
2. Determinar cuáles son las relaciones entre las tareas
Una vez que se ha creado una lista de tareas, es necesario comprender cómo se relacionan entre sí. Esto implica determinar qué tareas dependen de otras y cuáles pueden realizarse al mismo tiempo, siendo una información que ayudará a planificar el proyecto de manera eficiente.
3. Elaborar un cronograma de actividades
Teniendo en mente plazos que sean realistas, será posible asignar una fecha de entrega al proyecto. Hay que considerar la cantidad de tiempo que se precisa para hacer cada tarea; el tiempo de espera y las demoras antes de establecer la fecha de entrega, puesto que puede generar estrés innecesario una fecha de entrega que sea poco realista.
En esta fase de la elaboración del diagrama, será clave organizar las tareas en el orden adecuado para mostrar las dependencias que hay entre estas y con ello, poder concebir el plan de acción para el proyecto que ofrezca una mayor eficiencia.
4. Ingresar la información en el diagrama
Con un software o una plantilla de diagramas de Gantt, se procederá a ingresar en el diagrama la información del proyecto. Para ello, hay que controlar adecuadamente el diagrama para corroborar que se hayan ingresado todas las tareas y las dependencias, siendo pertinente considerar añadir en éste una referencia que indique el significado que tienen las distintas figuras, flechas y colores.
5. Asignar tareas y recursos a cada persona o equipo
Será necesario asignar cada tarea a un equipo o a una persona. Esto permitirá que todos tengan mayor facilidad para entender su rol en el proyecto de una forma precisa, al igual que tener presentes las fechas de entrega importantes.
6. Actualizar el diagrama a medida que avance el equipo
Es fundamental que este diagrama sea flexible, de forma tal que este tiene que actualizarse para que se muestren las diversas tareas que han sido completadas, las fechas de entrega revisadas o la titularidad de las tareas.
Un diagrama de Gantt actualizado va a permitir que a medida que avance el proyecto, siga siendo adaptable y ágil el equipo.
Elaboración del diagrama de Gantt con el software
Para crear un diagrama de Gantt con el software, lo primero que se tiene que hacer es proceder a descargar el programa. Aquí tomamos EdrawMax como ejemplo.
Cuando se encuentre descargado este creador de diagramas de Gantt, puede instalarse siguiendo las instrucciones que se dan para ello.
Así pues, después de que esté debidamente instalado, ya puede abrirse y se pondrán en marcha los siguientes pasos:
- Paso 1. Acceder al programa
Para crear un diagrama de Gantt, lo principal consistirá en acceder a este programa, para lo que hay que dirigirse a la opción de ‘Nuevo’ y posteriormente a la de ‘Gestión de proyecto’.
Allí van a aparecer diversas opciones, teniendo que elegir la de ‘Diagrama de Gantt’ y además, también se puede seleccionar alguna de las plantillas preestablecidas que tiene este programa.
- Paso 2. Crear y editar
Cuando se encuentra abierto el lienzo, ya se puede empezar a crear. Para ello, hay que insertar una tabla y de ese modo, se le podrá dar forma al diagrama de Gantt.
Sólo podés arrastrar la tabla y colocarla en el dibujo, y también optar por acceder a la sección ‘Insertar’ y escoger en ‘Tabla’. Es posible editar el texto haciendo doble click y escribiendo lo que se desea. Se puede editar la fuente, alineación, tamaño, subrayado, entre otras.
- Paso 3. Personalizar
Después de elaborar el diagrama, éste se puede personalizar, puesto que permite cambiar elementos, tales como el estilo de la fuente o el color, incluso si se trata de los tonos que están en la parte inferior.
- Paso 4. Guardar y compartir
Una vez que se cree el diagrama, se puede guardar. Para ello, se tiene que acceder a la pestaña de ‘Archivo’ y en el listado de opciones que hay, se hará click en ‘Guardar como’. Después hay que presionar en ‘Ordenador’ y tocar en ‘Explorar’ para que una ventana emergente se abra.
Cuando esté abierta la ventana, se podrá elegir la ubicación, el formato de salida y el nombre del archivo.
Así pues, con EdrawMax será posible crear diagramas de Gantt que facilitarán la visualización de las tareas finalizadas, las pendientes y las que se encuentran en proceso a beneficio de la empresa o negocio.
Este software ofrece diversas funciones de creación y edición de diagramas, incluye algunas plantillas predeterminadas. Las mismas han sido diseñadas para diferentes propósitos en la gestión de proyectos, de manera que los usuarios podrán elegir la que más se adapte a sus necesidades.
Conclusión
En definitiva, los diagramas de Gantt son perfectos para gestionar proyectos complejos con múltiples tareas y dependencias, puesto que permiten desglosar el proyecto en partes más pequeñas y manejables y hacer un seguimiento de su progreso.
Con la ayuda del programa EdrawMax, se hará más sencilla la creación de este tipo de diagramas y además, será posible gestionar de un modo eficaz proyectos de diferentes clases de negocios y empresas.
